In questo articolo sfrutto l’esperienza in oltre 25 anni di lavoro in azienda e consulenza aziendale per estrarre una sintesi delle regole pratiche da seguire per fare delle riunioni aziendali efficaci.
Si tratta in special modo di una guida per le piccole e medie imprese, che spesso non organizzano le riunioni rispettando quelle che chiamo “regole di base”
Impostare un ordine del giorno in anticipo
La prima regola per fare delle riunioni aziendali efficaci è di non sprecare il tempo delle persone.
Stabiliamo un macro obiettivo della riunione, ad esempio discutere il budget commerciale. Questo è il primo passo per creare una struttura della riunione adeguata
Definite tutte le aree di discussione relative al budget commerciale: a questo punto dovete definire quelli che sono i punti principali di discussione relativi al budget commerciale.
Quando i partecipanti si presentano all’incontro, fate in modo che l’ordine del giorno sia visibile da qualche parte nella stanza in modo che possano individuarlo facilmente. Sia loro che voi vorrete fare riferimento ad esso durante la riunione per rimanere concentrati e sulla traccia. Potete stampare un foglio per ogni partecipante o metterlo su uno schermo di presentazione
Impostare bene lista degli invitati
Un elemento vitale della lista di controllo da fare è assicurarsi che ogni singola persona possa trarre beneficio da questa riunione, rivedendo la lista degli invitati. In primo luogo, vuoi assicurarti che tutti quelli che dovrebbero essere invitati lo siano.
Dopo aver impostato le vostre chiare intenzioni per l’ordine del giorno, sarete in grado di individuare quali persone della vostra azienda è necessario invitare in base alla loro connessione a tali responsabilità. Senza gli attori chiave nei processi decisionali, non sarete in grado di ottenere risultati efficaci dalla vostra riunione.
Dall’altro lato, il lato “non sprecare il tempo di nessuno”, controlla di non aver invitato persone che non devono essere presenti.
Per fare una riunione aziendale efficace dovete abituarvi ad iniziare e terminare in tempo
L’epitome della professionalità, dell’imprenditorialità e dei buoni affari è la puntualità.
Non c’è niente di più poco professionale che arrivare in ritardo a una riunione d’affari che hai convocato tu, questo è un fatto. Rispetta il tempo dei tuoi ospiti presentandoti almeno cinque minuti prima dell’orario previsto per la riunione. Questo stabilirà il tono e ti permetterà di iniziare in tempo se dovessero sorgere dei problemi tecnici.
Una volta che l’orologio segna l’ora della riunione, iniziate immediatamente. Un altro modo per sottolineare il vostro intento di essere puntuali è quello di non aspettare gli ospiti che sono in ritardo. Così facendo, impareranno che nei futuri incontri d’affari con voi, il ritardo non è un comportamento accettabile.
Se poi create una lista dei ritardatari ancora meglio perché fate capire a tutti che la riunione è una cosa seria e professionale.
Quindi, lasciate che la riunione si svolga solo fino all’ora finale che avete programmato. Tutti hanno altri posti dove andare o compiti da fare, quindi non permettete che la vostra riunione si protragga oltre e interferisca con queste priorità. Se non avete finito tutto il vostro materiale, potete determinare se è necessario ospitare un’altra riunione, o se è sufficiente mettere questo contenuto nell’email di follow-up.
Siate rigidi nel mantenere coerenza con l’obiettivo della riunione ma nel contempo abbiate la flessibilità di incoraggiare nuove idee e proposte, rimanendo sempre nell’ambito del discorso.
Una delle cose che noto nelle riunioni è che spesso queste sono troppo “rigide” oppure troppo “flessibili”
Nelle riunioni troppo rigide si soddisfa appieno l’esigenza dell’efficienza ma viene ridotta l’efficacia perché chi gestisce la riunione lascia troppo poco spazio alle persone e quindi viene persa tutta la “creatività” delle persone.
Nelle riunioni troppo “morbide” invece si perde il filo del discorso lasciando troppa libertà e poi si finisce per non concludere la riunione nei tempi oppure non arrivare ad una conclusione.
I miei consigli sono
- Incoraggiate le idee delle persone in merito al tema di discussione
- Lasciate alle persone un piccolo spazio di tempo per proporre le proprie idee insegnando loro però a fare una sintesi in tempi brevi
- Date spazio dopo la fine della riunione, a chi vuole approfondire le idee proposte, di inviare del materiale ed iniziare quindi un primo scambio via email
- Questo permetterà di incoraggiare proposte, discuterle al di fuori della riunione, per poi fissare eventuali meetings specifici se necessario
In questo modo potete garantire un perfetto compromesso tra le esigenze di terminare una riunione con le conclusioni necessarie e quelle di creare un ambiente di lavoro che incoraggia chi ha delle idee.
Fare una riunione aziendale efficace è impossibile senza appunti ben fatti
Lo scopo principale di prendere appunti durante la riunione è quello di assicurarsi di affrontare le tematiche, i problemi e gli obiettivi. Dovreste anche chiedere ai partecipanti di fare lo stesso, e preferibilmente su laptop in modo di evitare di scrivere 2 volte gli appunti
potete assegnare a un partecipante di prendere i verbali (un riassunto scritto quasi parola per parola della discussione della riunione) o note condensate degli argomenti trattati. Dopo la riunione, sarete in grado di condividerlo con i partecipanti per farglielo rivedere, o estenderlo alle persone che non sono potute venire ma che hanno bisogno di aggiornarsi.
Dedicare del tempo alle domande
Quando pianifichi il tuo tempo per ogni punto all’ordine del giorno della riunione, tieni anche uno spazio per le domande. Dato che, dopo aver tenuto conto dei punti di questa guida, vi ritroverete rigorosamente sull’argomento (speriamo!), un tempo designato per le domande lascerà spazio ad una certa flessibilità. In altre parole, permetterà ai partecipanti di far sentire le loro opinioni e chiarire tutto ciò che non hanno capito. Inoltre, quando fate sapere ai vostri partecipanti che avete riservato un tempo per le domande, c’è una minore possibilità che siate interrotti in altri momenti della riunione.
Concludere con elementi di azione
Di nuovo, è importante salvare uno spazio. I tuoi punti d’azione definiscono il motivo per cui hai tenuto questa riunione in primo luogo. È importante tenere a mente che le riunioni efficaci dovrebbero sempre essere accompagnate da intenzioni al fine di guidare i risultati. Gli elementi d’azione sono tutto ciò che volete che venga fuori dalla vostra riunione, come le scadenze, gli obiettivi e i punti salienti, così come i partecipanti assegnati che sono rilevanti per ciascuna di queste cose.
Predisporre una email di riassunto
Prendi l’abitudine di inviare un’e-mail di follow-up entro un giorno dalla riunione. Se la riunione si tiene alla fine della giornata, puoi inviarla la mattina successiva. Se si tiene all’inizio della giornata, si dovrebbe sparare per inviare un follow-up lo stesso giorno.
In questa e-mail, includi la bozza del piano d’azione insieme ad altri punti critici menzionati durante la riunione che vuoi ribadire. Se lo trovi necessario, puoi anche inviare un verbale. E se c’è qualcosa che non avete avuto il tempo di affrontare ma per cui non volete ospitare un’altra riunione, potete inserire anche questo nella vostra email.
