L’outsourcing è uno dei nuovi paradigmi nel organizzazione aziendale, è uno dei nuovi modi di fare azienda e di organizzare la propria azienda, è uno degli strumenti più potenti per migliorare efficienza e competitività della nostra impresa.
In un precedente articolo ho dato le linee guida per migliorare la competitività dell’impresa con l’outsourcing, mentre oggi vediamo in dettaglio quali sono i punti fondamentali del contratto di outsourcing.
L’oggetto del contratto di outsourcing
La prima cosa in un contratto di outsourcing devo andare ad evidenziare qual’è l’oggetto del contratto cioè l’oggetto della fornitura in modo molto dettagliato.
Più sono dettagliato, più la relazione è tutelata, controllata e pianificata.
I dettagli della fornitura
Come seconda cosa bisogna preparare con estremo dettaglio l’oggetto della fornitura, le tempistiche, le richieste in termini di qualità (fornendo se necessario i “numeri” che possono identificare la qualità richiesta, come ad esempio delle tolleranze dimensionali) ma anche quantità quali sono i quantitativi di prodotti o lavorazioni previsti etc..
Questo permette di dare sia a noi stessi sia al nostro partner un’idea chiara di quello che sarà il rapporto del nostro outsourcing sia nel quantitativo sia nella pianificazione stessa quindi delle tempistiche.
Allegati del contratto di outsourcing
Se necessario possiamo aggiungere degli allegati che dettaglino la fornitura: ad esempio disegni, tabelle, specifiche di fornitura, dettagli ed informazioni relativi a tempi, lavorazioni, etc.
La proprietà intellettuale
Perché la proprietà intellettuale è importante in un contratto di outsourcing: perché se io ho un contratto di outsourcing spesso vado a lavorare in modo abbastanza simbiotico con l’azienda partner, questo vuol dire che il partner acquisirà know how, conoscenze, informazioni, che non avrebbe se non avesse un rapporto così legato; questo è uno dei vincoli che disincentiva le aziende a creare un certo tipo di outsourcing.
La proprietà intellettuale è la parte di contratto che va a definire in modo specifico come vengono gestite e tutelate le varie competenze, brevetti, informazioni che vengono gestite durante il rapporto di outsourcing.
Le garanzie
Il quarto punto da inserire sono le garanzie, cioè come viene garantito il fornitore e come viene garantito il cliente. Le garanzie devono essere correlate e dettagliate perché se io provvedo una fornitura devo sapere in modo abbastanza specifico, qualora ci sia un errore, un’omissione, una problematica, come andrà ad essere gestita, quindi lo devo sapere ancora prima la fase contrattuale perché poi non posso andare a discuterne. Migliore è strutturata la parte delle garanzie è più definito e circoscritto il rapporto.
Il recesso
L’ultimo punto è il recesso, andate a curare in modo attento su quali sono le modalità di recessione, quando il fornitore o il cliente può recedere dal contratto in modo che andiamo a completare un rapporto di fornitura, un contratto di fornitura in outsourcing in modo professionale e attento ed efficace.
Contratto di Outsourcing: risposte alle domande frequenti
Che cos’è un Contratto di Outsourcing?
Un contratto di outsourcing è un accordo legale tra un’azienda (cliente) e un fornitore di servizi esterno (fornitore), in cui il fornitore si impegna a svolgere determinate funzioni o servizi che l’azienda ha scelto di esternalizzare.
Quali elementi dovrebbero essere inclusi in un Contratto di Outsourcing?
Un contratto di outsourcing efficace dovrebbe includere:
- Descrizione dei servizi: Una definizione chiara e dettagliata dei servizi da fornire.
- Obiettivi e standard di performance: Indicatori di performance (KPI) e livelli di servizio concordati (SLA).
- Termini finanziari: Costi, modalità di pagamento e eventuali penali per inadempimento.
- Durata del contratto: Periodo di validità dell’accordo e condizioni per il rinnovo o la terminazione.
- Diritti di proprietà intellettuale: Gestione dei diritti relativi a brevetti, copyright e segreti commerciali.
- Confidenzialità e sicurezza dei dati: Clausole per la protezione dei dati e la privacy.
- Gestione dei rischi e delle emergenze: Piani per la continuità operativa e la gestione delle crisi.
Come si negozia un Contratto di Outsourcing?
Per negoziare un contratto di outsourcing:
- Valuta le tue esigenze: Comprendi chiaramente quali servizi vuoi esternalizzare e perché.
- Ricerca fornitori: Identifica fornitori con esperienza e affidabilità nel settore specifico.
- Discuti i termini: Tratta i dettagli del contratto, inclusi i servizi, i prezzi e gli SLA.
- Considera la flessibilità: Assicurati che il contratto permetta adeguamenti in base all’evoluzione delle esigenze aziendali.
- Rivolgiti a un legale: Consulta un avvocato specializzato per rivedere e finalizzare il contratto.
Quali sono i vantaggi di un Contratto di Outsourcing ben strutturato?
Un contratto di outsourcing ben strutturato offre:
- Chiarezza: Definisce chiaramente le aspettative e le responsabilità.
- Sicurezza: Protegge entrambe le parti in caso di controversie.
- Efficienza: Stabilisce processi e standard per una gestione efficiente dei servizi.
- Flessibilità: Permette adattamenti alle mutevoli esigenze aziendali.
Quali sono le sfide comuni nella gestione di un Contratto di Outsourcing?
Le sfide nella gestione di un contratto di outsourcing possono includere:
- Comunicazione: Mantenere una comunicazione chiara e costante tra le parti.
- Monitoraggio: Assicurarsi che i servizi forniti rispettino gli standard concordati.
- Cambiamenti: Gestire modifiche nei requisiti di servizio o nei termini contrattuali.
- Conflitti: Risolvere eventuali disaccordi o incomprensioni in modo efficace.
Come si può terminare un Contratto di Outsourcing?
Per terminare un contratto di outsourcing, è necessario:
- Rivedere il contratto: Controlla i termini di terminazione e le clausole di recesso.
- Comunicare con il fornitore: Discuti le ragioni della terminazione e negozia le condizioni di uscita.
- Gestire la transizione: Assicurati che ci sia un piano per trasferire i servizi in-house o a un nuovo fornitore.
- Concludere legalmente: Completa tutti gli aspetti legali e finanziari della terminazione.
Un contratto di outsourcing ben redatto è fondamentale per garantire una collaborazione efficace e vantaggiosa tra un’azienda e il suo fornitore di servizi esterno. È importante dedicare tempo e risorse alla negoziazione e alla gestione del contratto per massimizzare i benefici dell’outsourcing e minimizzare i rischi.
