Trovare il modo per valutare l’efficienza del reparto acquisti può essere complesso, per questo motivo ho creato questo articolo sulle KPI acquisti, facendo tesoro della mia esperienza pratica nelle attività di consulenza manageriale e controllo di gestione nelle pmi, per affrontare questo tema.
Definizione dei KPI
I KPI, ovvero gli indicatori chiave di prestazione, sono come una bussola per le aziende. Ti mostrano se sei sulla strada giusta verso il successo o se devi cambiare rotta. In e-commerce, i KPI aiutano a capire come vanno gli acquisti e quali azioni funzionano meglio.
Diciamo che sono come punteggi in un videogioco: più alti sono, meglio stai giocando!
Questi numeri magici si legano stretti ai programmi di computer che gestiscono i soldi e le cose che compri per l’azienda. Con loro puoi tirar fuori report che ti dicono esattamente cosa sta succedendo in ogni reparto.
Ad esempio, ti possono dire se stai risparmiando soldi o se le cose che compri arrivano veloci e di buona qualità. E ora, passiamo a scoprire perché sono così importanti!
L’importanza dei KPI per l’ufficio acquisti
Gli uffici acquisti hanno un lavoro duro: devono trovare il giusto equilibrio tra costi, qualità e tempi. Qui saltano in campo i KPI, che sono come una bussola per navigare in questo mare difficile.
Con questi numeri magici, l’ufficio acquisti può capire se sta comprando bene o se sta spendendo troppo.
Pensa a quando hai un obiettivo: per esempio, risparmiare soldi per una bicicletta nuova. Devi tenere d’occhio quanto spendi e quanto metti da parte. Ecco, i KPI fanno lo stesso per l’ufficio acquisti.
Aiutano a vedere se stanno seguendo il piano e dove possono migliorare. Così, alla fine, l’azienda può avere più successo e tutti sono più contenti.
Indicatori chiave per gli uffici di e-procurement
Gli indicatori chiave aiutano a capire come sta andando l’e-procurement. Sono come segnali che dicono se tutto procede bene o se ci sono problemi.
- Costo Totale di Acquisto: Mostra quanto spendiamo per comprare cose. Include il prezzo dei prodotti, il trasporto e altri costi.
- Tempo di Consegna: Indica quanto tempo passa dall’ordine alla ricezione della merce. Più è breve, meglio è.
- Qualità dei Prodotti: Guarda se quello che compriamo è buono. Se la qualità è alta, significa che stiamo facendo un buon lavoro.
- Percentuale di Ordini Perfetti: Conta gli ordini arrivati senza errori. Un numero alto dice che stiamo lavorando bene.
- Risparmi ottenuti: Calcola i soldi risparmiati grazie a negoziazioni o offerte speciali.
- Stato delle Scorte: Tiene traccia di quante cose abbiamo in magazzino. Aiuta a non avere troppo o troppo poco.
- Valutazione dei Fornitori: Vede quanto i fornitori sono affidabili e bravi al loro lavoro.
- % di Resi: Misura quanti prodotti tornano indietro perché c’è qualche problema con loro.
Come misurare l’efficacia dell’ufficio acquisti
Di seguito le 2 linee guida prinicipali che vi raccomando per migliorare la gestione dell’ufficio acquisti e conseguentemente migliorare le KPI principali.
Rispetto delle condizioni generali di vendita
Fare attenzione alle condizioni generali di vendita è come avere la mappa del tesoro nella gestione degli acquisti. Devi assicurarti che i fornitori facciano esattamente ciò che hanno promesso.
Prezzi concordati, tempi di consegna rispettati – quando queste regole vengono seguite, tutto va liscio come l’olio.
Pensa solo alla frustrazione se le cose non vanno come dovrebbero. Se un fornitore salta i termini o cambia i prezzi, è un vero casino! La digitalizzazione aiuta un sacco: puoi tener traccia di ogni passo e scoprire subito se qualcuno si comporta male.
Se qualcosa non torna, lo vedi in fretta e puoi agire per mettere le cose a posto.
Rispetto delle procedure di acquisto
Seguire le procedure di acquisto è come seguire una mappa del tesoro. Si sa, ogni passo è importante per trovare l’oro – o in questo caso, per fare un buon affare. È un modo per assicurarsi che tutto vada liscio, dalle piccole cose come firmare un contratto alle grandi decisioni di spendere soldi dell’azienda.
Usando i KPI si può tenere traccia di ogni azione e assicurarsi che si segua la strada giusta.
Pensiamoci, se non rispettano le regole, potrebbero finire per pagare troppo o comprare qualcosa che non serve! Ecco perché gli KPI sono come una bussola che aiuta a stare sulla rotta e a non perdere di vista l’obiettivo: il profitto.
Con un occhio sempre ai costi, ai tempi e alla qualità, gli uffici acquisti usano questi indicatori per essere sicuri di agire al meglio. E quando tutto fila liscio, è una bella soddisfazione, proprio come trovare il tesoro!
Come l’analisi dei KPI può migliorare le prestazioni
Come per tutte le attività di controllo di gestione, il monitoraggio delle prestazioni ci aiuta a capire
- in quali aree migliorare
- in quali aree investire le nostre risorse per migliorare
Anche per l’ufficio acquisti come per tutte le aree aziendali, il miglioramento delle prestazioni deriva dal miglioramente delle attività che hanno le prestazioni inferiori; per conoscere queste informazioni nel caso dell’ufficio acquisti, un sistema di KPI è quanto di meglio si possa implementare.
Regole per definire dei KPI Acquisti efficaci
A questo punto vi fornisco le linee guida per capire quali KPI scegliere per il vostro ufficio acquisti.
I consigli sono sostanzialmente i seguenti 3
Stabilire obiettivi chiari
Sapere dove vuoi arrivare è la chiave. Sì, è proprio così semplice. Gli obiettivi chiari sono come un faro nel buio per la tua squadra acquisti. Pensali come una mappa del tesoro; ti mostrano il cammino per raggiungere il tesoro nascosto, che in questo caso sono i risultati che desideri.
Un obiettivo può essere migliorare il return on investment (ritorno sull’investimento) o ridurre i tempi di consegna.
E poi, c’è la magia di veder le cose prendere forma. Quando stabilisci obiettivi precisi, tutti sanno cosa fare. La tua squadra lavora meglio e più veloce perché capisce l’importanza di ogni passo.
E non finisce qui! Con obiettivi ben definiti, puoi usare i KPI per controllare se stai andando nella direzione giusta. Se il tuo scopo è tagliare i costi, potresti misurare il cash-flow o tenere d’occhio la gestione delle scorte.
Così, ogni giorno sai se sei più vicino al traguardo.
Rendere i KPI misurabili
Misurare i KPI è come usare un metro per capire quanto è lungo un tavolo. Devi essere sicuro che i numeri che vedi ti dicono qualcosa di vero. Mettiamo che hai un negozio online; forse vuoi sapere quante volte la gente clicca su quello che vendi.
Questo si chiama “click through rate”. Se questo numero è alto, bravo! Se è basso, c’è da lavorare. Il bello dei KPI è che non mentono: ti dicono subito se stai facendo bene o se devi cambiare qualcosa.
Ecco perché i numeri devono essere chiari. Non puoi migliorare ciò che non puoi misurare, giusto? Per esempio, pensa al “ritorno sull’investimento”. Se spendi 100 e guadagni 150, il tuo KPI ti dice “Ehi, hai fatto un buon lavoro!” Ma se guadagni solo 80, allora sai che devi trovare un modo migliore per usare i tuoi soldi.
In pratica, rendere i KPI misurabili ti aiuta a prendere decisioni migliori, senza indovinare!
Contestualizzare o aggregare gli indici raccolti
Una volta resi i KPI misurabili, è tempo di dare un senso a questi numeri. Non basta solo raccoglierli; dobbiamo sapere cosa ci dicono sui nostri acquisti. Qui entra in gioco il contesto.
Per esempio, se notiamo che il costo per ogni ordine è aumentato, dobbiamo chiederci perché. Può dipendere dal fatto che i prezzi dei materiali sono cresciuti o perché stiamo comprando in quantità minori.
Aggregare i dati significa mettere insieme tutte le informazioni da diversi reparti o progetti. Così possiamo vedere le grandi tendenze. Magari scopriamo che alcuni fornitori danno sempre consegne in ritardo, o che certi prodotti vanno spesso perduti durante la spedizione.
Con queste informazioni possiamo fare scelte migliori e migliorare il modo in cui lavoriamo con i fornitori. Usando bene i KPI, l’ufficio acquisti può diventare più forte e aiutare tutta l’azienda a risparmiare soldi e tempo.
L’importanza del monitoraggio e della revisione dei KPI
Tenere d’occhio i KPI è come avere una bussola in mano; ci dice se siamo sulla strada giusta o se dobbiamo cambiare direzione. Se un KPI non va bene, è il momento di chiedersi: “Cosa possiamo fare per migliorare?” È fondamentale non solo guardare i numeri, ma anche capire perché sono così.
Rivedere i KPI regolarmente aiuta a tenere l’ufficio acquisti allineato con gli obiettivi dell’azienda. E non si parla solo di adesso, ma anche del futuro. Si deve pensare a come i cambiamenti che si fanno oggi possono avere effetto domani o tra un anno.
Questo aiuta a migliorare sempre e a stare al passo coi tempi, in un mondo dove tutto corre veloce.
Esempi pratici di KPI per l’ufficio acquisti
Curiosi di vedere la teoria messa in pratica? Prendiamo ad esempio l’ufficio acquisti: qui i KPI non sono solo numeri astratti, ma le busssole che guidano ogni scelta strategica. Immaginate di poter predire l’andamento del mercato o la soddisfazione dei fornitori con una semplice occhiata a un grafico..
grazie ai KPI, questo non è più fantascienza!
KPI Produzione
I KPI di produzione sono come una bussola per la fabbrica. Ti dicono se stai andando nella giusta direzione o se devi cambiare rotta. Per esempio, se guardi quanto costa fare un prodotto e quanto ne esce dalla fabbrica, capisci subito se stai guadagnando o perdendo.
È come avere gli occhi puntati sulla catena dell’produzione tutto il tempo. E sai una cosa bella? Quando usi i dati giusti, puoi fare miglioramenti che ti fanno risparmiare soldi e aumentare i profitti.
Usare software per tenere sott’occhio questi KPI rende tutto più semplice. Pensaci: con un clic puoi vedere come sta andando ogni parte del processo produttivo, senza correre da una parte all’altra della fabbrica.
Questo ti aiuta a prendere decisioni migliori e più veloci, perché hai le informazioni giuste al momento giusto. E alla fine, questo significa prodotti migliori per i tuoi clienti e più soldi in tasca per te.
KPI Acquisti e gestione dei materiali
Gestire bene gli acquisti e i materiali è fondamentale per una ditta. Usiamo KPI per fare questo lavoro al meglio. Con questi indicatori, possiamo vedere quanto spendiamo e come usiamo le risorse.
Così, capiamo se stiamo facendo un buon lavoro o se dobbiamo migliorare.
Vediamo cosa succede quando teniamo d’occhio i costi e la qualità dei materiali che compriamo. Questo aiuta a prendere decisioni migliori e a risparmiare denaro nel tempo. E così, la ditta lavora meglio e i clienti sono più contenti.
KPI logistica
I KPI logistica sono come una bussola per chi gestisce i prodotti che viaggiano da un posto all’altro. Capiscono quanto velocemente e bene arrivano le cose dove devono andare. È come fare una gara: questi indicatori dicono se stai andando veloce, rispettando i tempi, e se la roba che porti è quella giusta.
Con loro, puoi anche controllare quanto spendi per mandare ogni pacco.
Pensa ai KPI logistica come ai supereroi che ti aiutano a combattere i problemi nelle consegne e nelle spese di spedizione. Se qualcosa va storto, loro ti fanno sapere e così puoi fare meglio la prossima volta.
Usando queste misure, migliora tutto il lavoro di mandare i prodotti dove devono essere, e i clienti sono più contenti.
L’uso di software per la raccolta dati KPI
Usare software per raccogliere i dati dei KPI rende tutto più facile. Questi programmi aiutano a tenere traccia del lavoro che l’ufficio acquisti fa ogni giorno. Con un clic, si possono vedere informazioni come quanto si spende o quanto tempo ci vuole per ricevere gli ordini.
È come avere un assistente che lavora 24 ore su 24, pronto a darti gli ultimi numeri quando ti servono.
Il bello di questi software è che possono essere personalizzati per la tua azienda. Puoi decidere quali sono i KPI più importanti per te e impostare il sistema per seguirli da vicino.
In questo modo, sai subito se qualcosa non va e puoi agire in fretta per sistemare il problema. E con report chiari e facili da leggere, tutti in azienda possono capire come stanno andando le cose, dal capo fino all’ultimo arrivato.
KPI acquisti: risposte alle domande frequenti
Cos’è un KPI di acquisti?
Un KPI (Key Performance Indicator) di acquisti è una metrica utilizzata per valutare l’efficienza e l’efficacia del processo di approvvigionamento all’interno di un’organizzazione. Questi indicatori aiutano a monitorare aspetti critici come i costi, la qualità, i tempi di consegna e la conformità dei fornitori
Quali sono i KPI più importanti per l’ufficio acquisti?
I KPI più importanti per l’ufficio acquisti includono il Cost Savings, il Lead Time, la Supplier Performance, la Purchase Order Accuracy, la Spend Analysis e il Contract Compliance
Come si misura il Cost Savings nei KPI di acquisti?
Il Cost Savings si misura calcolando la differenza tra il prezzo negoziato con i fornitori e il prezzo di listino, includendo anche i costi di trasporto, gestione delle scorte e altre spese
Perché è importante monitorare il Lead Time nei KPI di acquisti?
Monitorare il Lead Time è importante perché misura il tempo medio richiesto per ricevere una fornitura dopo aver effettuato l’ordine. Un Lead Time adeguato è cruciale per evitare ritardi nella produzione e nella consegna dei prodotti finiti ai clienti
Cosa indica la Supplier Performance come KPI di acquisti?
La Supplier Performance indica le prestazioni dei fornitori in termini di puntualità delle consegne, qualità dei prodotti forniti e capacità di rispettare i termini di pagamento. Una gestione efficace delle prestazioni dei fornitori può migliorare la qualità dei prodotti e la gestione dei costi
Come si valuta l’accuratezza dell’ordine di acquisto?
L’accuratezza dell’ordine di acquisto si valuta misurando la percentuale di ordini di acquisto elaborati correttamente senza errori, come il prezzo, le quantità, le specifiche tecniche o i termini di pagamento. Questo KPI è importante per evitare errori costosi e ritardi
Che cos’è la Spend Analysis nei KPI di acquisti?
La Spend Analysis è un KPI che misura la distribuzione della spesa dell’azienda su diverse categorie di prodotto o servizio. Aiuta a identificare le aree di miglioramento e a negoziare migliori condizioni con i fornitori
In che modo il Contract Compliance influisce sui KPI di acquisti?
Il Contract Compliance misura la percentuale di ordini di acquisto che rispettano i termini e le condizioni dei contratti stipulati con i fornitori. Assicurare il rispetto dei contratti è fondamentale per evitare sanzioni e migliorare la qualità dei prodotti
Come possono i KPI di acquisti migliorare l’efficienza operativa?
I KPI di acquisti possono migliorare l’efficienza operativa fornendo dati misurabili per ottimizzare i processi, ridurre i costi, migliorare le relazioni con i fornitori e garantire la conformità contrattuale. Questo consente alle aziende di prendere decisioni basate sui dati per migliorare le prestazioni complessive
È possibile utilizzare software per gestire i KPI di acquisti?
Sì, l’utilizzo di software di e-procurement con sistemi di reportistica integrata o dashboard digitali può semplificare la gestione e il monitoraggio dei KPI di acquisti, consentendo un controllo più efficace e tempestivo delle prestazioni dell’ufficio acquisti
