In questo articolo spiego cosa sono, quali sono e come vengono utilizzati i KPI Aziendali. Grazie a questa guida potrete subito applicare i KPI corretti alla vostra azienda ed avere un monitoraggio delle princiopali variabili aziendali
Segue una sintesi degli argomenti della guida per pernderne più agevole la lettura e la comprensione della sua struttura
- Cosa sono i KPI Aziendali
- Definizione di KPI
- KPI logistica
- KPI retail (negozi)
- KPI produzione
- KPI marketing
- KPI commerciali / vendite
- KPI risorse umane
Cosa sono i KPI aziendali
Un indicatore di prestazione chiave (KPI) è un dato quantificabile che mostra quanto un’azienda stia raggiungendo i suoi obiettivi principali. I KPI sono utilizzati dalle organizzazioni per misurare i loro progressi verso gli obiettivi. I KPI di livello operativo sono relativi ad attività dipartimentali come le vendite, il marketing, le risorse umane o l’assistenza, mentre i KPI di alto livello possono concentrarsi sul successo complessivo dell’azienda.
KPI: Definizione
Un indicatore di prestazione chiave, o KPI, è un valore quantitativo utilizzato per valutare il successo di un individuo o di un’organizzazione nel raggiungimento di un obiettivo.
Seguono le definizioni più diffuse
Dizionario Oxford
IKPI sono un gruppo di indicatori misurabili utilizzati per valutare il successo a lungo termine di un’organizzazione.
Investopedia
Il KPI è un mezzo per valutare le prestazioni e i progressi di un’azienda nel raggiungimento dei suoi obiettivi.
KPI Logistica
Un KPI o metrica logistica è un indicatore di performance che i responsabili della logistica utilizzano per tracciare, visualizzare e migliorare efficacemente tutte le attività logistiche pertinenti. Queste metriche includono quindi la logistica relativa a spedizioni, magazzini e catene di approvvigionamento.
Seguono i KPI più utilizzati nella logisgtica
- Spedizione: Attenzione a eventuali problemi durante la procedura di evasione dell’ordine.
- Accuratezza degli ordini: Tenere traccia del volume degli incidenti
- Numero di ordini che contengono errori
- Tempi di consegna
- Costi di trasporto medi e in % sul venduto
- Numero di ordini spediti in una determinata unità di tempo
- Accuratezza dell’inventario: numero di valori errati relativi allo stock
- Rotazione dell’inventario: relazione tra il valore dell’inventario e quello delle vendite annue
KPI Produzione
Un KPI o metrica di produzione è una misura utilizzata per tracciare, valutare e migliorare i processi produttivi in termini di quantità, qualità e altri fattori di costo.
Il mantenimento di prestazioni ottimali delle apparecchiature, la gestione e l’ottimizzazione dell’intero processo produttivo e la garanzia di una costante riduzione dei costi di manutenzione sono componenti cruciali dell’espansione del settore. Grazie all’utilizzo di metriche interattive e all’automazione di numerosi processi di gestione dei dati, il ricorso all’analisi della produzione è un approccio sicuro per ottenere questa crescita.
Di seguito sono elencati per esteso i principali KPI e metriche di produzione
- Volume di produzione: quantità prodotte in una determinata unità di tempo (giorno, mese, anno)
- % dei costi di manutenzione sui costi di produzione
- Costi di produzione: costi diretti di produzione
- Tempo di ciclo: tempo medio per produrre un prodotto
- Produttività dei macchinari: numero di unità o volumi prodotti dal macchinario in una determinata unità di tempo
- Tempi di downtime: tempi di fermo macchina (ore di fermo macchina / (ore di fermo macchina + ore di funzionamento)
- Tenere traccia dell’efficacia complessiva con il Total Effective Equipment Performance (TEEP).
- Numero di prodotti difettosi (per macchinario per unità di tempo o volume di produzione)
- Changeover Time = tempo disponibile – tempo di produzione effettivo
- ROA (return on assets) = Utile Netto / Capitale investito
KPI Commerciali
Di seguito sono elencati alcuni dei più diffudi KPI di vendita utilizzati dai team di vendita delle aziende mie clienti. Il successo e la scelta di ogni KPI devono sempre basarsi sugli attuali modelli aziendali, di marketing e di vendita.
Numero di nuovi clienti in un determinato periodo (mese, anno)
Leads to win rate: % di clienti chiusi sul totale dei lead (contatti)
Numero di appuntamenti per rappresentante
Volume di chiamate per rappresentante
Lunghezza del ciclo di vendita: tempo medio tra il primo contatto con il clliente e la chiusura delle vendite
Vendite per rappresentante
Tasso di conversione da contatto a cliente
Costo medio per lead: totale costi commerciali / numero di lead
Costo di acquisizione del cliente: totale costi commerciali / numero dei clienti
Prezzo medio di vendita
Valore di vita del cliente: vendite medie totali ad un cliente
KPI Retail (punti vendita)
Segue una lista delle KPI utilizzate in aziende che hanno uno o più punti vendita, operanti in svariati settori
- Vendite per metro quadrato = ricavi/superficie di vendita
- Year-Over-Year Sales = ((vendite dell’anno alla data di oggi – vendite dell’anno scorso alla data di oggi)) * 100%
- Valore medio di vendita = vendite / numero di scontrini
- vendite medie per dipendente: fatturato / numero di dipendenti nel punto vendita
- Primo margine: vendite – costo del venduto / vendite
- Vendite del mese / inventario medio del mese
- Tasso di ritenzione = ((numero di clienti alla fine del periodo – numero di nuovi clienti durante il periodo))/(numero di clienti all’inizio del periodo)*100%.
- Tasso di soddisfazione della clientela
KPI del personale – staff
- Tasso di assenteismo: numero totale di giorni lavorativi per il numero di giorni lavorativi persi da un singolo dipendente.
- Costo delle assenze: Il costo totale delle assenze si determina considerando la retribuzione dei dipendenti, le spese di gestione delle assenze e i costi di sostituzione.
- Soddisfazione per i benefit: Per misurare la soddisfazione dei dipendenti in merito ai benefit si ricorre in genere a un sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti. Questi hanno un grande potenziale per ridurre il turnover del personale.
- Sebbene questa statistica sia difficile da quantificare, fornisce indicazioni sulla capacità di crescita in termini di produzione di capitale umano. Spesso ha a che fare con la velocità o potrebbe indicare la precisione.
- Indice di soddisfazione dei dipendenti: sondaggi sul grado di soddisfazione dei dipendenti
- Indice di coinvolgimento dei dipendenti: sondaggi sul grado di coinvolgimento dei dipendenti
- Indice di innovazione dei dipendenti: Le indagini sugli atteggiamenti o sui livelli di coinvolgimento possono essere utilizzate anche per valutare l’innovazione. Un fattore sempre più importante nel determinare il successo aziendale è l’innovazione. Il compito delle risorse umane è quello di rendere possibile questa innovazione.
- Tasso di promozione interna: Questo KPI si calcola dividendo il numero totale di posizioni senior occupate per il numero di funzioni senior occupate tramite promozione interna. Le assunzioni interne sono spesso più rapide, riducono le possibilità di assunzioni disastrose e rimangono nella posizione più a lungo.
- Net Promoter Score (NPS) è un ottimo modo per valutare la probabilità che un cliente suggerisca un prodotto o un’azienda a un amico. Potete valutare l’NPS delle risorse umane per capire quanto i membri del personale siano soddisfatti delle loro offerte. Potete valutare quante persone raccomanderebbero di lavorare per l’azienda utilizzando l’NPS. L’NPS può essere un buon KPI HR, a seconda degli obiettivi strategici.
- Costo della forza lavoro come percentuale del costo complessivo:
- Tasso di turnover: Il tasso di turnover è una statistica molto utilizzata e un KPI cruciale, perché quando è elevato può essere molto costoso.
- Tasso di turnover involontario: Non tutti i cambiamenti di lavoro sono volontari. Questo dato rappresenta la percentuale di dimissioni che sono state avviate dal datore di lavoro.
- Tasso di turnover volontario: È la percentuale di tutte le dimissioni che sono state avviate dai dipendenti.
- Tasso di turnover indesiderato: Non tutti i turnover sono dannosi. Quando gli attori non all’altezza se ne vanno, di solito è per il meglio. Questa è la percentuale di tutti gli esecutori quando i bravi esecutori se ne vanno.
- Il tasso di abbandono noto anche come tasso di abbandono a 90 giorni. È il numero di nuovi assunti che abbandonano dopo tre mesi o un anno.
KPI acquisti e ufficio acquisti
Storicamente, l’obiettivo principale di un reparto acquisti è stato il risparmio sui costi. Oggi, tuttavia, i responsabili degli acquisti sono alla continua ricerca di metodi per aumentare l’efficacia del processo di acquisto, nel tentativo di reinventarsi come fonte di creazione di valore e ROI. Per prendere le decisioni migliori e raggiungere i loro obiettivi, vogliono dati di spesa accurati e completi.
Di conseguenza, è necessario monitorare una serie di metriche note come indicatori chiave di prestazione (KPI). Con i KPI è possibile valutare e monitorare l’efficacia della gestione degli acquisti della propria azienda, individuare i colli di bottiglia, aumentare la produttività dei reparti e snellire il processo di approvvigionamento.
È necessario identificare e monitorare i KPI più pertinenti per la vostra azienda, perché i KPI di approvvigionamento variano da impresa a impresa. Di seguito vi illustro una raccolta di KPI relativi agli approvvigionamenti ed acquisti che ho selezionato tra le varie esperienze di consulenza
Tempo di ciclo per un ordine di acquisto: rappresenta l’intero tempo investito in un ordine di acquisto, dalla creazione all’approvazione, alla ricezione, alla creazione della fattura e al completamento del pagamento. Esclude la produzione e la consegna della merce vera e propria e si concentra principalmente sull’ordine di acquisto. Questo KPI è espresso come numero di ore o giorni.
Una riduzione del tempo di ciclo dimostra che il team di approvvigionamento è efficiente e organizzato. I fornitori possono anche essere raggruppati in base ai loro tempi di ciclo. Ad esempio, i fornitori con un tempo di ciclo di 4 giorni o meno possono essere classificati come brevi, mentre quelli con un tempo di ciclo da 5 a 8 giorni possono essere classificati come medi e quelli con un tempo di ciclo superiore a 8 giorni possono essere classificati come lunghi. Nella scelta del fornitore migliore per rispondere agli ordini urgenti e per evaderli rapidamente, questa metrica è molto utile.
Costo dell’ordine di acquisto: questo KPI calcola il costo tipico dell’elaborazione di un ordine di acquisto dal momento della sua creazione fino alla chiusura della fattura. Poiché gli elementi che incidono sul costo di elaborazione variano da azienda a azienda in base alle dimensioni e al settore di appartenenza, non esiste una formula fissa per determinare questo parametro. Il costo medio di elaborazione viene calcolato da ogni azienda in base a una combinazione unica di fattori. Tuttavia, il tempo complessivo impiegato (suddiviso ulteriormente per attività) e il numero di membri del personale coinvolti direttamente o indirettamente in ogni fase sono i fattori principali utilizzati per generare questo parametro. Per questo motivo, le aziende che elaborano gli ordini con personale umano hanno costi medi più elevati rispetto a quelle che elaborano gli ordini in modo completamente automatizzato. È possibile aumentare l’efficienza del ciclo procure-to-pay, con conseguente riduzione degli errori e dei costi, monitorando regolarmente il costo degli ordini di acquisto.
Acquisti nei tempi previsti e nel rispetto del budget
Il monitoraggio di questo KPI consente di calcolare la percentuale di acquisti effettuati entro il budget e i tempi previsti. La responsabilità del responsabile degli acquisti di assicurarsi che gli acquisti vengano effettuati nei tempi e nei limiti del budget è fondamentale.
Il monitoraggio costante di questa misura può aiutare i responsabili degli acquisti a identificare le circostanze in cui i budget e le scadenze non vengono raggiunti. In base a ciò, possono perfezionare l’uso delle risorse, razionalizzare la strategia di acquisto e trovare buchi o lacune nella pipeline di approvvigionamento.
Correttezza degli ordini di acquisto
È possibile determinare se i fornitori consegnano la merce appropriata al momento giusto, in conformità con gli ordini di acquisto, monitorando questa misura tra i segmenti di acquirenti e le categorie di fornitura. Una scarsa accuratezza degli ordini di acquisto può influire sui costi operativi; questo KPI viene utilizzato per misurare l’eccellenza operativa. La percentuale di ordini di acquisto con problemi di articolo, prezzo, quantità o data di consegna/indirizzo rispetto al numero totale di ordini di acquisto in un periodo di tempo può essere utilizzata per valutare l’accuratezza degli ordini di acquisto.
Rapporto acquisti di emergenza
Per determinare il valore di questa metrica si calcola il rapporto tra gli acquisti di emergenza e tutti gli acquisti in un determinato periodo. L’efficienza dell’azienda aumenta se la percentuale di acquisti di emergenza diminuisce.
Un’azienda riceve spesso richieste di acquisto all’ultimo minuto in seguito a carenze di approvvigionamento impreviste. Un volume significativo di queste richieste, tuttavia, indica una strategia di approvvigionamento inadeguata e comporta spese maggiori. Una percentuale ridotta di acquisti di emergenza può aumentare le possibilità di un’azienda di realizzare risparmi finanziari, migliorare i metodi di approvvigionamento, ridurre il rischio di fornitura e garantire la continuità del prodotto.
KPI di riduzione dei costi per l’approvvigionamento
Questo KPI prende in considerazione le misure adottate per ridurre le spese e i costi in futuro. Si concentra sulle misure preventive eseguite dal team di approvvigionamento, come gli investimenti nel miglioramento dei processi, l’ottenimento di forniture e attrezzature migliori e la sostituzione delle attrezzature rotte prima che causino danni. È possibile risparmiare denaro identificando le aree da migliorare quando si esegue la manutenzione, in modo da non dover pagare di più per le riparazioni e i ripristini.
I risparmi soft sono spesso considerati come una riduzione dei costi. Sono noti come “risparmi soft” perché, pur avendo portato a una riduzione dei costi, il loro impatto non si manifesta direttamente sul bilancio in modo quantitativo. Per la sua reputazione di tracciabilità dei risparmi concreti, la riduzione dei costi è meglio combinata con l’evitamento dei costi. In questo modo, il personale addetto agli acquisti potrà incrementare i profitti dell’azienda e prevenire i costi a lungo termine.
ROI degli acquisti
Questo KPI viene utilizzato per l’analisi interna per valutare il rendimento complessivo del reparto acquisti. Valuta soprattutto il successo e l’economicità degli investimenti del team. Considerate lo scenario in cui il vostro team sta investendo molto nella razionalizzazione della procedura di approvvigionamento. Ma vi rendete conto che la riduzione o il risparmio dei costi non possono compensare queste spese. In questa situazione, gli investimenti fatti per l’ottimizzazione non hanno portato alcun beneficio all’azienda.
Per determinare il ROI del procurement è necessario calcolare il rapporto tra i risparmi annuali e i costi annuali di approvvigionamento interno. Per facilitare la comprensione, è meglio scrivere il rapporto come dollari spesi per ogni 1.000 dollari di fatturato. Da ciò si può determinare il ritorno sull’investimento (ROI) desiderato per ogni dollaro investito nel procurement. Se gli investimenti sono stati fatti con attenzione, si otterrà un profitto. Un valore negativo indica che c’è un problema, perché l’azienda sta perdendo denaro.
Nonostante sia un KPI fondamentale, il ROI degli approvvigionamenti tiene conto solo dei risparmi sui costi diretti e ignora i costi indiretti. Per ottenere un quadro olistico delle prestazioni del team, il ROI funziona meglio se abbinato ad altri KPI.
